Jak wybrać program do faktur z KSeF
Program do faktur z KSeF wybierasz po siedmiu rzeczach: czy wysyła i odbiera faktury, ile ma podmiotów i faktur w planie, czy kontroluje NIP i sumy przed wysyłką, czy ma korekty, archiwum, eksport danych i API, jeśli go potrzebujesz. Cenę porównuj dopiero na końcu, jako koszt jednej faktury. Poniżej jest lista kontrolna, którą przejdziesz w godzinę, zanim zapłacisz za pierwszy miesiąc.
Wystawiasz, odbierasz, czy jedno i drugie
Firma usługowa z kilkoma fakturami sprzedaży miesięcznie ma inne potrzeby niż sklep z setką zamówień dziennie. Zapisz trzy liczby: ile faktur wystawiasz, ile odbierasz od dostawców i w ilu firmach pracujesz. Te trzy liczby od razu zawężają wybór do jednego planu u większości dostawców.
Kto jeszcze dotyka faktur
Jeśli faktury zatwierdza szef, wystawia pracownik, a księgowa je pobiera, potrzebujesz ról. Program z jednym kontem dla wszystkich zmusza do dzielenia hasła, co w KSeF jest ryzykiem, bo uprawnienia nadajesz osobom, a nie firmom. Przy akceptacji kosztów przydaje się też osobne narzędzie do podpisu i obiegu dokumentów, na przykład podpis elektroniczny dokumentów ze ścieżkami akceptacji.
Wystawianie z kontrolą przed wysyłką
Odrzucona przez KSeF faktura to strata czasu, a czasem opóźnienie płatności. Dobry program sprawdza NIP nabywcy, sumy i stawki VAT, zanim wyśle fakturę. Zapytaj, co dokładnie jest sprawdzane. Opis działania wystawiania: program do wystawiania faktur.
Odbiór faktur zakupowych
To drugi powód, dla którego firmy zmieniają program. Faktury od dostawców będą czekać w KSeF, a ktoś musi je pobrać i przypisać. Sprawdź, czy program robi to automatycznie i czy wszystko trafia do jednego archiwum ze sprzedażą. Szczegóły: odbiór faktur z KSeF.
Korekta z numerem faktury pierwotnej
Struktura faktury ustrukturyzowanej wymaga powiązania korekty z oryginałem. Program, który robi to sam, oszczędza ręcznego szukania numerów. Warto zapytać, jak wygląda korekta zbiorcza i do zera. Wpis o tym: korekta faktury w KSeF.
Status i numer KSeF przy każdej fakturze
Wiedza, że faktura dotarła i ma numer, jest warta więcej niż ładny wygląd PDF. Sprawdź, czy status jest widoczny na liście faktur i czy PDF ma kod weryfikujący do wysyłki klientowi.
Co liczy się do limitu faktur
Jedni dostawcy liczą tylko wystawione faktury, inni także odebrane. U nas do limitu liczą się oba rodzaje, a plany to 100, 500 i 3 000 faktur miesięcznie. Zapytaj, co się stanie po przekroczeniu limitu: dopłata za sztukę czy przejście na wyższy plan.
Ilu podmiotów dotyczy konto
Przedsiębiorca z dwiema spółkami nie powinien płacić za dwa osobne programy. Sprawdź limit podmiotów w planie i czy uprawnienia można nadawać osobno dla każdej firmy.
Kiedy API jest potrzebne
Jeśli faktury powstają w sklepie, systemie sprzedażowym lub transportowym, ręczne przepisywanie nie ma sensu. Potrzebujesz API albo importu z pliku. Dla mniejszej firmy wystawiającej kilka faktur tygodniowo jest to dodatek, za który nie warto płacić. Opis rozwiązania: KSeF API oraz integracja KSeF z programem księgowym.
Eksport, gdy będziesz chciał odejść
Zapytaj, czy wyeksportujesz wszystkie faktury i kontrahentów po rezygnacji. Program, który zamyka dane, jest tani tylko do pierwszej zmiany.
Przechowywanie przez 10 lat
Faktury trzeba przechowywać przez wiele lat, więc sprawdź, czy archiwum jest w cenie i jak długo trzymane. U nas jest to 10 lat w planach z archiwum. Jak chronimy dane, opisujemy na stronie o bezpieczeństwie.
Uprawnienia do KSeF
Program nie powinien prosić o hasło do twojego konta w urzędzie. Nadajesz uprawnienia w KSeF osobie lub podmiotowi, a program działa w ich granicach. Możesz je cofnąć w każdej chwili.
Test w pół godziny
Weź fakturę, którą wystawiłeś w zeszłym miesiącu, i przejdź cały proces: nowy kontrahent po NIP, pozycje, stawki, wysyłka, korekta. Zmierz czas. Potem odbierz jedną fakturę kosztową. Jeśli któryś etap wymaga kontaktu z pomocą techniczną, to znak na przyszłość.
Dopiero teraz cena
Policz koszt jednej faktury: abonament podzielony przez liczbę faktur w miesiącu. Przykłady rachunku znajdziesz we wpisie ile kosztuje program do faktur z KSeF, a pełne zestawienie typów programów w porównaniu programów do faktur.
Prosty podział
| Sytuacja | Plan | Cena netto miesięcznie przy płatności rocznej |
|---|---|---|
| Jedna firma, do 100 faktur, ręczne wystawianie | Start | 99,50 zł |
| Do 3 firm, API lub import, role, do 500 faktur | Biznes | 199,50 zł |
| Biuro rachunkowe, do 30 podmiotów, do 3 000 faktur | Biuro | 449,50 zł |
Przy płatności miesięcznej Start kosztuje 199 zł netto, Biznes 399 zł netto, a Biuro 899 zł netto. Dla konkretnych branż: jednoosobowa firma, sklep internetowy, firma transportowa i biuro rachunkowe.
Pytania
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć wybór programu do faktur z KSeF?
Od liczby faktur wystawianych i odbieranych miesięcznie oraz liczby firm. Te dane wskazują plan i pozwalają odrzucić programy, które nie obsłużą twojego wolumenu albo odbioru faktur.
Czy muszę kupić nowy program, żeby korzystać z KSeF?
Nie zawsze. Faktury możesz wystawiać w bezpłatnej aplikacji urzędu, ale nie ma ona archiwum, ról ani integracji. Firmy z większą liczbą faktur wybierają program, który robi to za nich.
Czy mogę zmienić program w trakcie roku?
Tak. Uprawnienia w KSeF nadajesz od nowa dla nowego programu, a dotychczasowe faktury eksportujesz z poprzedniego. Zapytaj dostawcę o eksport przed zakupem.
Czy do programu potrzebuję księgowej?
Program wystawia i archiwizuje faktury, ale nie zastępuje księgowej. Księgowa dostaje z niego komplet dokumentów do rozliczeń.
Zacznij wystawiać faktury w KSeF bez przepisywania
Załóż konto, połącz firmę z KSeF i wystaw pierwszą fakturę według instrukcji na ekranie.