Ile kosztuje program do faktur z KSeF

Abonament i limit faktur

Najczęściej płacisz stałą kwotę za pakiet z limitem faktur w miesiącu. Zapytaj, co liczy się do limitu. U nas jest to suma faktur wystawionych i odebranych, a limity to 100, 500 i 3 000 miesięcznie w planach Start, Biznes i Biuro. Dostawcy, którzy nie liczą odebranych faktur, mają wyższy limit, ale odbiór jest wtedy dodatkową opcją.

Liczba podmiotów

Jedna firma, trzy firmy czy trzydzieści to różne cenniki. Przedsiębiorca z dwiema spółkami nie chce płacić za dwa osobne konta. Plan Biznes obejmuje do 3 podmiotów, a Biuro do 30.

Funkcje dzielone na wyższe plany

Role, API, import, archiwum 10 lat i kontrola NIP bywają dostępne dopiero w droższych pakietach. Sprawdź, w którym planie jest to, czego naprawdę używasz. Pełna lista kryteriów jest na stronie najlepszy program do faktur.

Płatność roczna i okres rozliczeniowy

Płatność z góry za rok jest zwykle tańsza, ale zamyka cię na dłużej. Zapytaj, czy możesz zmienić plan w trakcie okresu i jak liczona jest dopłata. U nas zmiana planu w górę wymaga dopłaty za bieżący okres, a plan zmienia się po zaksięgowaniu płatności.

Lista pytań przed zakupem

• Czy cena jest netto, czy brutto, i czy dostaję fakturę VAT za abonament
• Co się dzieje po przekroczeniu limitu faktur, czy płacę za sztukę, czy muszę zmienić plan
• Czy odbiór faktur zakupowych jest w cenie
• Czy API i import kosztują extra
• Czy mogę wyeksportować wszystkie faktury po rezygnacji
• Czy archiwum obejmuje 10 lat i czy jest w cenie
• Czy za dodatkowych użytkowników i role płacę osobno

Koszt zmiany programu

Przejście z innego narzędzia oznacza czas na konfigurację i szkolenie osób wystawiających faktury. Zamiast dodawać wszystko od zera, zaimportuj kontrahentów z pliku. Plan Biznes obsługuje import i eksport, więc dane nie zostają zamknięte w jednym miejscu.

Trzy pozycje do wpisania w arkusz

Pierwsza to czas wystawienia jednej faktury dziś, razem z szukaniem danych kontrahenta i poprawkami. Druga to czas, jaki księgowa lub ty poświęcacie na pobranie i rozdzielenie faktur zakupowych w miesiącu. Trzecia to liczba faktur odrzuconych lub skorygowanych z powodu błędu w danych, razem z czasem na wyjaśnienia z klientem.

Przykład rachunku

Załóżmy firmę, która wystawia 120 faktur miesięcznie i odbiera 60. Jeśli każda wystawiona faktura zajmuje o trzy minuty mniej dzięki uzupełnianiu danych po NIP i szablonom, to oszczędzasz 6 godzin miesięcznie. Do tego dochodzi czas na odbiór. Przy stawce godzinowej pracownika, którą znasz najlepiej, pomnóż godziny przez stawkę i porównaj z abonamentem planu Biznes. Podstaw własne liczby, bo od nich zależy wynik, a nie od naszych założeń.

Czego ta kalkulacja nie obejmuje

Nie wlicza ryzyka kar i nerwów przy awarii, kiedy nikt nie wie, czy faktura dotarła do KSeF. Program, który pokazuje status i numer KSeF przy każdej fakturze, zmniejsza to ryzyko, ale trudno wycenić je w złotówkach. Wspominamy o tym, bo często decyduje o wyborze między dwoma podobnymi cenowo ofertami.