KSeF integracja z ERP i programem księgowym

KSeF integracja polega na tym, że twój system sprzedaży, ERP albo program księgowy wymienia faktury z Krajowym Systemem e-Faktur bez ręcznego przenoszenia plików. Są cztery sposoby: własny klient API, wtyczka dostawcy ERP, pośrednik z gotowym API oraz import i eksport plików. Wybór zależy od liczby faktur i od tego, kto ma utrzymywać połączenie, gdy zmieni się specyfikacja.

Własny klient API

Piszesz obsługę uwierzytelnienia, kontroli schematu, kolejkowania i trybów awaryjnych we własnym kodzie. To ma sens, gdy fakturujesz bardzo dużo i masz zespół programistów. Przy kilkuset fakturach miesięcznie koszt utrzymania przewyższa abonament gotowego rozwiązania, a każda zmiana schematu faktury ustrukturyzowanej oznacza twoją pracę.

Moduł w programie ERP

Dostawca ERP dopisuje KSeF do systemu, który powstał przed nim. Zaleta to jedno logowanie i jedna baza. Wada to tempo, bo poprawki idą w cyklu wydań całego ERP. Zapytaj, czy moduł obejmuje odbiór faktur zakupowych, a nie tylko wysyłkę sprzedaży.

Pośrednik z gotowym API

Twój system przekazuje dane faktury, a pośrednik odpowiada za drogę do KSeF, status i numer KSeF. Tak działa KSeF API w ElektroniczneFaktury: wystawianie, korekty, status wysyłki i odbiór faktur zakupowych przez jedno połączenie, także dla wielu podmiotów.

Import i eksport plików

Najprostsze rozwiązanie dla firmy, która nie ma programisty. Faktury wystawiasz i odbierasz w programie do fakturowania, a do księgowości trafia eksport. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie to zwykle wystarczy i nie wymaga żadnej integracji technicznej. Zobacz program do wystawiania faktur.

Pytania do dostawcy przed zakupem

Co sprawdzić

Czy integracja obejmuje odbiór faktur zakupowych, czy tylko wysyłkę sprzedaży
Czy korekty trafiają do KSeF z numerem faktury pierwotnej
Czy po wysyłce dostajesz numer KSeF i status w swoim systemie
Jak program zachowuje się przy awarii KSeF i kto ponawia wysyłkę
Ile podmiotów i faktur obejmuje plan, a co dzieje się po przekroczeniu limitu
Czy dane faktur możesz wyeksportować, gdy zrezygnujesz z usługi
Czy uprawnienia do KSeF nadajesz podmiotowi, a nie jednej osobie, która kiedyś odejdzie

Koszty, o które nikt nie pyta

Najdroższa bywa nie licencja, tylko godziny ręcznych poprawek po błędnym imporcie. Policz czas księgowej na pobieranie i rozdzielanie faktur w miesiącu. Przy dziesiątkach dokumentów to realne godziny, które program do odbioru faktur zwraca od razu. O tym piszemy w opisie obiegu faktur kosztowych.

Weryfikacja kontrahentów

Integracja nie ochroni cię przed fakturą na błędny numer. Zanim wystawisz fakturę firmie z UE, sprawdź jej status VAT UE, na przykład w narzędziu do sprawdzania VAT UE kontrahenta, a dane polskich firm program uzupełnia po NIP.

Sklep internetowy

Sklep wystawia dziesiątki faktur dziennie, więc ręczna praca odpada. Zamówienia z platformy sklepowej trafiają do pośrednika z API, a status i numer KSeF wracają do zamówienia. Klient dostaje PDF z kodem weryfikującym, a sklep nie utrzymuje własnego klienta KSeF.

Firma usługowa z księgową zewnętrzną

Kilkadziesiąt faktur miesięcznie, jedna osoba wystawia, księgowa rozlicza. Tu wystarcza program do fakturowania z odbiorem faktur zakupowych i eksportem. Integracja techniczna nie przyniesie oszczędności, które uzasadnią jej koszt, a księgowa i tak pracuje na wyeksportowanych plikach.

Biuro rachunkowe z wieloma klientami

Największy problem to liczba podmiotów, nie liczba faktur. Biuro potrzebuje jednego panelu, zbiorczego pobierania i kontroli, kto z zespołu ma dostęp do którego klienta. Pojedyncza integracja z jednym ERP tego nie rozwiąże.

Kiedy zmienić rozwiązanie

Sygnały ostrzegawcze to rosnąca liczba odrzuconych faktur, godziny spędzone na ręcznym pobieraniu i brak odbioru faktur zakupowych w obecnym narzędziu. Jeśli widzisz dwa z trzech, porównaj rozwiązania według kryteriów ze strony najlepszy program do faktur.

Prosta reguła

Do kilkuset faktur miesięcznie i bez programisty wybierz program do fakturowania z eksportem do księgowości
Gdy masz sklep albo własny system sprzedaży, wybierz pośrednika z API, zamiast pisać klienta KSeF
Gdy faktury prowadzi biuro rachunkowe, wybierz rozwiązanie z wieloma podmiotami i zbiorczym pobieraniem, opisane w programie dla biur rachunkowych

Co dostajesz w ElektroniczneFaktury

Plan Biznes obejmuje API, role, archiwum 10 lat, import z plików i eksport do księgowości dla do 3 podmiotów. Plan Biuro dodaje do 30 podmiotów i zbiorcze pobieranie. Zestawienie kosztów jest w cenniku. Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak wygląda wystawienie faktury, wejdź na stronę główną programu.

Zastrzeżenie

Opis ma charakter ogólny i nie zastępuje porady podatkowej ani dokumentacji technicznej KSeF. Szczegóły uprawnień i terminów potwierdź z księgową.

Wróć do bloga

Zacznij wystawiać faktury w KSeF bez przepisywania

Załóż konto, połącz firmę z KSeF i wystaw pierwszą fakturę według instrukcji na ekranie.