Program do faktur dla firmy transportowej w ElektroniczneFaktury wystawia faktury za zlecenia przewozu, wysyła je do KSeF i zapisuje numer KSeF przy każdym dokumencie. Odbiera też faktury kosztowe za paliwo, opony, serwis i opłaty drogowe, więc księgowa dostaje sprzedaż i koszty z jednego miejsca. Przewoźnik z kilkoma autami zwykle mieści się w planie Start, a firma z kilkudziesięcioma fakturami tygodniowo i kilkoma spółkami w planie Biznes.
Firma transportowa wystawia stosunkowo mało faktur sprzedażowych, ale odbiera ich dużo: paliwo z kilku stacji, serwis, ubezpieczenia, leasing, opłaty drogowe, podwykonawcy. Gdy dostawcy przejdą na KSeF, te faktury przestaną przychodzić mailem, a zaczną czekać w systemie. Program pobiera je automatycznie, rozpoznaje dostawcę po NIP i zapisuje w archiwum obok faktur sprzedażowych. Zobacz też opis odbioru faktur z KSeF.
Transport pracuje na terminach 30, 60 i więcej dni. Zanim wystawisz fakturę nowemu zleceniodawcy, sprawdzasz jego NIP. Program waliduje numer i uzupełnia dane kontrahenta, więc literówka w NIP nie kończy się odrzuconą fakturą ani korektą po miesiącu. Przy większym zleceniu z odroczonym terminem sprawdź dodatkowo kontrahenta w rejestrach przed przyjęciem zlecenia.
Postój, zmiana trasy albo reklamacja szkody kończą się korektą faktury. Program wystawia fakturę korygującą z numerem KSeF faktury pierwotnej, zgodnie ze strukturą faktury ustrukturyzowanej. Szczegóły: korekty faktur w KSeF.
1. Zakładasz konto, wybierasz plan i nadajesz w KSeF uprawnienia według instrukcji na ekranie.
2. Wystawiasz fakturę z szablonu zlecenia: nabywca z NIP, opis usługi przewozu, stawka VAT i termin płatności.
3. Program sprawdza NIP i sumy, wysyła fakturę do KSeF i zapisuje numer KSeF oraz PDF z kodem weryfikującym.
4. Faktury od dostawców paliwa i serwisu trafiają do archiwum, a na koniec miesiąca księgowa pobiera komplet jednym eksportem.
Stały zleceniodawca ma stałe dane i zwykle podobny opis usługi. Zapisujesz je raz i kopiujesz przy kolejnej fakturze, zmieniając trasę, datę i kwotę. To oszczędza kilka minut na każdej fakturze i usuwa błędy z przepisywania.
Jeśli zlecenia powstają w systemie transportowym (TMS) albo w arkuszu z kilkudziesięcioma pozycjami, plan Biznes przyjmuje je przez KSeF API albo import z pliku. Mała firma z kilkoma fakturami tygodniowo wystawia ręcznie i API nie potrzebuje.
| Plan | Cena miesięczna | Cena przy płatności rocznej | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł netto | 99,50 zł netto za miesiąc | jeden przewoźnik, do 100 faktur miesięcznie, bez API |
| Biznes | 399 zł netto | 199,50 zł netto za miesiąc, 2 394 zł netto za rok | firma z API i importem, do 500 faktur miesięcznie, do 3 podmiotów, role |
| Biuro | 899 zł netto | 449,50 zł netto za miesiąc | biuro lub grupa obsługująca wiele firm transportowych, do 30 podmiotów |
Ceny doliczają 23% VAT, a za abonament dostajesz fakturę VAT. Do limitu liczą się faktury wystawione i odebrane, więc firma z 20 fakturami sprzedaży i 60 kosztowymi miesięcznie mieści się w planie Start. Szerszy rachunek: ile kosztuje program do faktur z KSeF.
Gdy odbierasz więcej niż około 80 faktur kosztowych miesięcznie albo prowadzisz transport w dwóch lub trzech spółkach, limit 100 faktur i jeden podmiot przestają wystarczać. Wtedy wybierz Biznes.
Obowiązek obejmuje podatników VAT, a terminy zależą od wielkości sprzedaży. Potwierdź zakres ze swoim księgowym.
Tak, jeśli dostawca wystawia fakturę w KSeF. Faktury pojawiają się w archiwum razem z numerem KSeF i danymi sprzedawcy.
W planie Biznes tak, przez API albo import pliku. Konfiguracja po stronie systemu transportowego należy do twojego programisty lub dostawcy.
Załóż konto, połącz firmę z KSeF i wystaw pierwszą fakturę według instrukcji na ekranie.