Najlepszy program do faktur z KSeF, jak go wybrać

Najlepszy program do faktur zależy od tego, ile masz firm, ile faktur wystawiasz i kto pracuje z dokumentami. Poniżej kryteria, według których warto porównać każdy program do faktur z obsługą KSeF, także nasz.

Osiem pytań do każdego programu

Czy wysyła faktury do KSeF i zapisuje numer KSeF?
Czy odbiera faktury zakupowe?
Czy sprawdza NIP i obliczenia przed wysyłką?
Czy ma role i dziennik zmian?
Czy obsługuje wiele podmiotów w jednym koncie?
Czy ma API albo import z plików?
Czy daje archiwum z XML i PDF?
Czy cennik jest jawny, netto, z fakturą VAT za abonament?

Kryteria w trzech planach

Kryterium	Start	Biznes	Biuro
Wysyłka do KSeF z numerem KSeF	Tak	Tak	Tak
Odbiór faktur zakupowych	Tak	Tak	Tak
Weryfikacja NIP kontrahenta	Nie	Tak	Tak
Role i uprawnienia	Nie	Tak	Tak
Wiele podmiotów w jednym koncie	1 podmiot	do 3 podmiotów	do 30 podmiotów
API i import z plików	Nie	Tak	Tak
Archiwum z XML i PDF	Tak	Tak, 10 lat	Tak, 10 lat
Limit faktur w miesiącu	do 100	do 500	do 3 000
Cena netto miesięcznie, płatność roczna	99,50 zł	199,50 zł	449,50 zł

Jedna firma kontra wiele firm

Dla jednej firmy ważna jest prostota i cena. Dla biura rachunkowego najważniejsze są wiele podmiotów, uprawnienia klientów i zbiorcze pobieranie, co opisujemy na stronie program dla biur rachunkowych.

Które rozwiązanie pasuje do jakiej firmy

Nie ma jednego najlepszego programu dla każdego. Rynek dzieli się na kilka typów i każdy wygrywa w innej sytuacji. Poniższa tabela opisuje typy, a nie konkretne marki, bo ceny i pakiety dostawców zmieniają się często i warto sprawdzić je na ich stronach w dniu zakupu.

Typ rozwiązania	Mocna strona	Słaba strona	Najlepszy dla
Aplikacja podatnika Ministerstwa	Bez abonamentu	Brak ról, archiwum i odbioru zbiorczego, praca ręczna	Firma z kilkoma fakturami w miesiącu
Duży pakiet księgowo-fakturowy	Faktury, księgowość i magazyn w jednym	Wyższa cena, dużo funkcji, których nie używasz	Firma, która prowadzi całość w jednym systemie
Program księgowy z modułem faktur	Dane od razu w księgach	KSeF często jako dodatek, wolniejsze zmiany	Firma, która już ma ten program i jest z niego zadowolona
Program zbudowany wokół KSeF	Wysyłka, odbiór, kontrola i archiwum w centrum produktu	Mniej funkcji magazynowych i kadrowych	Firma, która chce tylko dobrze fakturować
Pośrednik z API	Połączenie z własnym sklepem lub ERP	Wymaga pracy programisty	Sklep lub spółka z własnym systemem

Gdzie wygrywają inne rozwiązania

Jeśli potrzebujesz magazynu, środków trwałych i pełnej księgowości w jednym narzędziu, duży pakiet księgowy da ci więcej niż program do fakturowania. Jeśli wystawiasz kilka faktur kwartalnie, aplikacja Ministerstwa wystarczy. ElektroniczneFaktury nie zastąpi księgowości i nie próbuje tego robić.

Gdzie wygrywamy

Wygrywamy tam, gdzie liczy się sam obieg faktur z KSeF. Kontrola NIP i sum przed wysyłką, odbiór faktur zakupowych, korekty z numerem KSeF, role i archiwum 10 lat są w produkcie od początku, a nie jako dodatek. Dla sklepów dochodzi API i import, dla biur wiele podmiotów w jednym panelu.

Test na własnej fakturze

1. Wypisz liczbę faktur wystawianych i odbieranych w miesiącu, bo od niej zależy plan.

2. Policz podmioty i osoby, które pracują przy fakturach.

3. Zapytaj każdego dostawcę o osiem kryteriów z początku strony i zapisz odpowiedzi w jednej tabeli.

4. Przelicz cenę na fakturę, tak jak w poradniku ile kosztuje program do faktur z KSeF.

5. Pełną listę siedmiu kroków z pytaniami do dostawcy masz we wpisie jak wybrać program do faktur z KSeF.

6. Sprawdź kontrolę NIP i podgląd faktury, na przykład w formularzu na stronie głównej.

Najlepszy program dla trzech typowych firm

Jednoosobowa działalność, plan Start: program do faktur dla jednoosobowej firmy.
Sklep internetowy, plan Biznes: program do faktur dla sklepu internetowego.
Biuro rachunkowe, plan Biuro: program dla biur rachunkowych.

Co mamy w planach

Start obejmuje wystawianie, korekty, odbiór, szablony, PDF z kodem i archiwum. Biznes dokłada kontrahentów z weryfikacją NIP, faktury cykliczne, role, API, import i eksport. Biuro dodaje wiele podmiotów w jednym panelu i zbiorcze pobieranie.

Program czy aplikacja Ministerstwa

Jeśli wystawiasz kilka faktur w miesiącu i pracujesz sam, aplikacja Ministerstwa może wystarczyć. Gdy dokumentów jest więcej albo pracuje zespół, program daje role, archiwum i oszczędność czasu. Więcej: aplikacja podatnika KSeF czy program.

Sprawdź na własnej fakturze

Wpisz NIP i kwotę w formularzu na stronie głównej, a zobaczysz podgląd faktury. Porównaj ceny w cenniku.

Zacznij wystawiać faktury w KSeF bez przepisywania

Załóż konto, połącz firmę z KSeF i wystaw pierwszą fakturę według instrukcji na ekranie.