Numer KSeF na fakturze, z czego się składa
Numer KSeF to unikalny identyfikator, który system nadaje fakturze w chwili jej przyjęcia. Wystawca go nie wymyśla i nie wpisuje, a odbiorca może się nim posłużyć jako pewnym odnośnikiem do dokumentu.
Cztery części
Numer ma 35 znaków i składa się z kilku części oddzielonych myślnikami.
- NIP sprzedawcy
- Data przyjęcia faktury w systemie
- Część techniczna nadawana przez system
- Dwa znaki kontrolne
Po co tyle elementów
Taki układ sprawia, że numer jest niepowtarzalny i można sprawdzić jego poprawność. Znaki kontrolne pozwalają wychwycić literówkę przy przepisywaniu.
Numer przy fakturze
Po wysłaniu faktury program zapisuje numer KSeF przy dokumencie. Widzisz go w archiwum i na wydruku PDF razem z kodem weryfikującym. Odbiorca znajdzie go w swojej skrzynce po pobraniu faktury.
Korekty
Faktura korygująca odwołuje się do numeru KSeF faktury pierwotnej. Bez niego nie da się poprawnie powiązać dokumentów, co opisujemy we wpisie korekta faktury w KSeF.
Płatności i rozliczenia
W opisie przelewu można podać numer KSeF, żeby księgowa od razu dopasowała płatność do dokumentu.
Typowe pomyłki
- Wpisywanie numeru KSeF samodzielnie przed wysyłką faktury, bo nie istnieje, dopóki system jej nie przyjmie.
- Mylenie numeru KSeF z numerem faktury nadanym przez wystawcę.
- Przepisywanie numeru ręcznie zamiast kopiowania.
Jak pomaga program
Program zapisuje numer automatycznie po przyjęciu faktury i pokazuje go przy dokumencie. W naszym podglądzie na stronie głównej nie ma numeru KSeF, bo nie powstaje on bez wysyłki do systemu. Zobacz też wystawianie faktur i cennik.
Zacznij wystawiać faktury w KSeF bez przepisywania
Załóż konto, połącz firmę z KSeF i wystaw pierwszą fakturę według instrukcji na ekranie.